Tipi di eventi: dalle conferenze ai matrimoni

Che si tratti di matrimoni, congressi, feste o piccoli ricevimenti – indipendentemente dalle dimensioni e dalla portata dell’evento, all’inizio bisognerebbe sempre porsi le stesse domande: qual è lo scopo del mio evento? Quante persone invito? Quando si terrà l’evento? E dove lo organizzerò? Bisognerebbe quindi, per così dire, porsi la domanda sul senso dell’evento prima di iniziare a pianificarlo, e non limitarsi a partire senza una direzione. O, per dirla in altro modo: gli eventi organizzati senza un piano preciso si riconoscono di solito abbastanza in fretta…

Per aiutarti a scegliere, abbiamo raccolto per te alcuni tipi di eventi. Chiamiamolo un «cosa preferisci?» del mondo degli eventi.

Eventi serali e feste (gala/balli/feste)

Un aspetto banale ma comunque determinante per l’evento è il fatto che gli eventi serali, che si tratti di un gala formale, di un ballo o di una festa informale, si svolgono di sera. Di solito si portano con sé delle persone di accompagnamento (volontariamente o meno), il che incide notevolmente sul numero dei partecipanti. A seconda della tipologia degli eventi serali, i balli e i gala (sì, si chiamano proprio «gala») richiedono un impegno organizzativo leggermente maggiore rispetto alle feste.

Mentre in occasione di balli e serate di gala si prediligono materiali di alta qualità per Inviti, Menu e Decorazioni spesso bastano già alle feste Volantino, Adesivi e piatti di cartone.

Fiere ed esposizioni

Da un punto di vista commerciale, qui è possibile stringere moltissimi nuovi contatti e presentare la propria azienda o il proprio prodotto a un pubblico ampio e, nella maggior parte dei casi, molto interessato. I visitatori arrivano, per così dire, con la volontà di scoprire qualcosa di nuovo. Da un lato questo rende le cose più facili, dall’altro purtroppo non si è soli, quindi è necessario occuparsi per tempo della allestimento adeguato del proprio stand fieristico occuparsi di. 

Possibili strategie per indirizzare in modo mirato i visitatori verso il proprio stand: Banconi, Bandiere, Colonne luminose, Tende/gazebo e tantissimo altro ancora Materiale promozionale. Infatti, è importante riempire le famose borse da fiera con i propri materiali prima che lo faccia qualcun altro. In questo caso si può anche osare un po’ di più con la creatività: la quinta penna a sfera, in alcune circostanze, potrebbe non suscitare più quel grande effetto «wow».

Raggiungere tutti i partecipanti all’evento

Naturalmente è sempre un piacere vedere volti noti al proprio evento. Ma anche i volti nuovi contribuiscono alla crescita del business. Questi potenziali visitatori dell’evento non si raggiungono, ovviamente, tramite i propri canali CRM (ovvero attraverso la gestione dei clienti esistenti). Poiché l’acquisizione di nuovi clienti è un ambito molto diversificato e andrebbe oltre lo scopo di questa breve sottosezione, mi limiterò a dire questo: chi potrebbero essere i potenziali nuovi clienti e come posso raggiungerli? Che li raggiunga con un targeting specifico tramite annunci sui social media o con campagne out-of-home posizionate in modo tatticamente intelligente (vedi i nostri articoli sull’argomento Pubblicità esterna), se non so chi dovrebbero essere i futuri visitatori, la cosa diventa difficile, costosa e con poche prospettive di vedere lunghe code all’ingresso. 

I festival: il fiore all’occhiello degli eventi

A differenza dei piccoli ricevimenti, i festival sono praticamente la «masterclass» del settore degli eventi. Anche qui i visitatori stanno in piedi, ma questa è probabilmente l’unica cosa che hanno in comune, poiché un festival, a seconda delle dimensioni, può trasformarsi in un vero e proprio colosso organizzativo. In questo caso, bastano forse striscioni per il palco ed espositori, ma quando si prevedono diverse migliaia di ospiti, la Elenco di produzione quasi completamente aperto verso l'alto.

Allestimento per l'anniversario aziendale

Festeggiare un anniversario è quasi una questione personale. Collaboratori, compagni di viaggio e clienti importanti: tutto qui. Si festeggia se stessi, per così dire, e per ricordarlo il più a lungo possibile, la cosa giusta è Merchandising estremamente importante. In questo modo, in occasione di un trentesimo anniversario, si può esprimere l’ammirazione per il Spilla commemorativa del decimo anniversario riuscivo a malapena a trattenermi dal ridere della collega al tavolo accanto.

Festeggiare l’amore di due persone

Sebbene il termine «Masterclass» sia stato già attribuito ai festival, dal punto di vista organizzativo i matrimoni sono del tutto paragonabili a questi ultimi. Anche se di solito gli invitati sono meno di «migliaia», spesso sembra proprio che ce ne siano così tanti. Proprio nei matrimoni vale la regola: a volte il denaro non conta più, non deve mancare nulla e se il Cartello informativo Se la freccia che indica il «buffet» si piega improvvisamente o la scritta su di essa si sbiadisce, il livello di drammaticità sale rapidamente a dismisura.

Conferenze e congressi

Qui si incontrano esperti, in alcuni casi anche con partecipazione internazionale, per periodi che vanno da uno a diversi giorni. Si viene per portare a casa qualcosa. Anche se ciò si limita piuttosto agli aspetti commerciali, vengono comunque anche Blocchi, Cartella, Brochure o Cartelle da portare con sé – è quindi consigliabile farli realizzare con il branding della conferenza o del congresso.

Rafforzamento del proprio team

Rafforzare lo spirito di squadra, conoscersi meglio, divertirsi. Questi sono i pilastri fondamentali degli eventi aziendali. Le opportunità per rafforzare questi legami umani sono numerose. Può trattarsi di un pomeriggio dedicato a vari giochi sportivi, ma si può anche cucinare insieme. Ciò che quasi tutti attendono con gioia, indipendentemente dal tipo di evento, sono ricordi come Magliette o Giacche. 

Presentazione dei nuovi prodotti

È una questione di gusti decidere come presentare nuovi prodotti o risultati raggiunti. Dalle presentazioni con personaggi famosi ai piccoli lanci di prodotto durante la riunione settimanale, dagli spettacoli di luci e laser a una semplice diapositiva in PowerPoint. Che si voglia il BIG BANG o meno, la scelta spetta a ciascuno. La dimensione dell’evento è però naturalmente determinante per la sua preparazione. Da manifesti posizionati all’interno fino a Campagne Out of Home Tutto è possibile.

Seminari e workshop

Trasmissione di conoscenze: ecco in sintesi di cosa si tratta. Proprio in contesti ristretti questo flusso di informazioni risulta più efficace, a condizione che vi siano gli spazi adeguati e la preparazione necessaria. Le pause sono importanti, così come il rinfresco. Sebbene sia possibile tenere seminari e workshop anche online sotto forma di webinar, il contatto personale offre dei vantaggi. Dipende molto dalla durata e dagli argomenti trattati: per seminari di 2 ore, ad esempio, non sarebbe necessario che tutti i collaboratori provenienti da altre regioni si recassero sul posto. Tuttavia, chiunque abbia mai partecipato a un workshop di più giorni da remoto, davanti allo schermo, preferirebbe sicuramente il viaggio.

Se si organizza un seminario «offline», si può pensare alla produzione di materiali «offline», come ad esempio Penne a sfera, Cartelle, Blocchi o addirittura interi Brochure relativi alle aree tematiche oggetto di discussione.

Giornata delle porte aperte

Come suggerisce il nome stesso, si invitano i visitatori a scoprire la quotidianità lavorativa. Ciò può riferirsi alla vita scolastica, ma anche all’ambiente d’ufficio, agli stabilimenti produttivi o agli istituti di ricerca. Si tratta, per così dire, di piccoli eventi di pubbliche relazioni in cui è possibile offrire uno sguardo autentico dietro le quinte. Per prolungare un po’ l’esperienza, è possibile regalare omaggi e piccoli gadget che consentano di portare con sé un pezzo di questa esperienza e di essere ricordati con affetto, entrando così anche nella vita quotidiana dei visitatori.